Minde OY:N TIETOSUOJASELOSTE 28.2.2023

MINDE.FI VERKKOSIVUSTO

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen tietosuojaseloste koskien Minde Oy:n verkkopalvelua minde.fi. 

  1. Rekisterinpitäjä

Minde Oy, Erottajankatu 15–17, 00130 Helsinki

  • Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/ tai yhteyshenkilö

Mikko Saari, sähköposti: info@minde.fi. puhelin: 0600 111 99

  • Rekisterin nimi

Minde Oy:n Verkkosivuston asiakasrekisteri

  • Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusta ja käyttötarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on asiakkaiden ja laskutusten rekisteröinti, markkinointiviestintä ja verkkoympäristön palvelujen tarjoaminen asiakkaille. 

Henkilötietoja käsitellään tarkoituksissa, jotka liittyvät asiakassuhteen hoitamiseen, hallinnointiin ja kehittämiseen, palvelujen tarjoamiseen ja toimittamiseen sekä palvelujen kehittämiseen. Henkilötietoja käsitellään myös mahdollisten reklamaatioiden ja muiden vaatimusten selvittämisen edellyttämissä tarkoituksissa.

Lisäksi henkilötietoja käsitellään asiakkaille suunnatussa viestinnässä kuten tiedotus- ja uutisointitarkoituksissa sekä markkinoinnissa, jonka osana henkilötietoja käsitellään myös suoramarkkinointiin ja sähköiseen suoramarkkinointiin liittyvissä tarkoituksissa. Asiakkaalla on oikeus kieltää hänelle kohdistettu suoramarkkinointi.

Rekisterinpitäjä käsittelee tietoja itse sekä hyödyntää henkilötietojen käsittelyssä rekisterinpitäjän puolesta ja lukuun toimivia alihankkijoita.

  • Rekisterin sisältämät tiedot

Rekisteri sisältää käyttäjien perusyhteystietoja, kuten:

  • nimen, 
  • kotiosoitteen, 
  • puhelinnumeron, 
  • sähköpostiosoitteen,
  • henkilön suoramarkkinointiluvat ja -kiellot
  • Lisäksi käyttäjä voi tallentaa järjestelmään täydentäviä tietoa, jotka pyydetään erillisellä lomakkeella (asiointia koskevat tiedot)
  • käyttäjätunnus ja salasana (verkkokauppa)
  • Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteröityä koskevat tiedot saadaan säännönmukaisesti rekisteröidyltä itseltään hänen tullessa asiakkaaksi, rekisteröityessään palvelun käyttäjäksi, käyttäessään palveluita tai muun asiallisen yhteyden syntyessä rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välille.

Minden sähköinenpalvelu ei kerää varsinaisia luottamuksellisia tietoja liittyen asiantuntijoiden kanssa käytyihin keskusteluihin. Asiantuntijoiden kanssa käytyihin keskusteluihin soveltuvat asiantuntijoiden omat tietosuojakäytänteet.

  • Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja siirto

Muut käsittelijät vastaanottajina

Kun Minde käsittelee henkilötietoja, ne jaetaan joskus muiden osapuolten kanssa. Nämä muut osapuolet ovat tällöin henkilötietojen käsittelijöitä, mikä tarkoittaa yrityksiä, joiden kanssa Mindellä on sitova oikeudellinen sopimus. Nämä voivat käsitellä tietoja vain niihin erityistarkoituksiin, jotka Minde sallii, ja käyttää kyseisessä käsittelyssä vain Minden sallimia muita kolmansia osapuolia. Minde voi käyttää ulkopuolisia palveluntarjoajia esimerkiksi teknisten ratkaisujen ja palvelujen hankkimiseksi tallennettujen tietojen prosessointiin, sekä käyttää erityistä teknistä käyttöliittymää tallennettujen tietojen avaamiseen. Henkilötietoja voidaan jakaa tällaisten palveluntarjoajien ja kolmansien osapuolten kanssa siinä laajuudessa kuin se on tarpeen Minden palveluiden ylläpitämiseksi, kehittämiseksi ja tarjoamiseksi. Minden voi käyttää myös kolmansien osapuolten tarjoamia palveluita, kuten ohjelmistopalveluita, järjestelmäpalveluita sekä maksupalveluntarjoajia. Mindellä on oikeus jakaa henkilötietojasi edellä mainituille siinä laajuudessa, kuin se on tarpeellista näiden palveluiden tarjoamiseksi. 

Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ilman suostumusta.

  • Tietojen poistamisen suunnitellut määräajat

Henkilötiedot poistetaan, kun niitä ei enää tarvita käyttötarkoituksen täyttämistä varten, ellei voimassa oleva lainsäädäntö määrää henkilötietojen säilytyksestä muuta.

Rekisterinpitäjä arvioi tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sisäisten käytännesääntöjensä mukaisesti. Lisäksi rekisterinpitäjä toteuttaa kaikki mahdolliset kohtuulliset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että käsittelyn tarkoituksiin nähden epätarkat, virheelliset tai vanhentuneet henkilötiedot poistetaan tai oikaistaan viipymättä.

  • Rekisterin suojauksen periaatteet

Käyttäjätietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä henkilötietoja. 

Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein ja salasanoin suojattuja. Tietokantoihin ja järjestelmiin on pääsy vain erikseen myönnettävillä henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Rekisterinpitäjä on rajannut käyttöoikeudet ja -valtuudet tietojärjestelmiin ja muihin tallennusalustoihin siten, että tietoja pääsevät tarkastelemaan ja käsittelemään ainoastaan niiden lainmukaisen käsittelyn kannalta tarpeelliset henkilöt. Lisäksi tietokantojen ja järjestelmien käyttötapahtumat rekisteröityvät rekisterinpitäjän IT-järjestelmän lokitietoihin. Rekisterinpitäjän työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.

  1. Verkkoanalytiikka ja muita palvelun tarjoajia

Alla olevat palvelut keräävät tietoa minde.fi-sivuilla käyttäjän antamien tietojen osalta toiminnan edellytysten vuoksi;

  • WordPress (verkkosivustoalusta)
  • Serviceform (kalenteri)
  • Paytrail (maksupalvelut)

Alla olevat palvelut keräävät anonymisoitua tietoa minde.fi-sivuilla vierailuista ilman henkilökohtaisia tietoja;

Google Analytics (sivuston kävijäseuranta)

WordPress (verkkosivustoalusta)

  1. Kohdennettu markkinointi

Minde.fi-sivulla vierailun perusteella saatamme tehdä kohdennettua mainontaa seuraavissa palveluissa: 

Rekisterillä olevalla henkilöllä on oikeus muun muassa pyytää rekisterinpitäjältä pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen korjaamista tai poistamista. Henkilöllä on oikeus myös tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä valvontaviranomaiselle. Pyyntö on osoitettava rekisterinpitäjälle kirjallisesti

Muutokset

Rekisterinpitäjä noudattaa kulloinkin voimassaolevaa lainsäädäntöä ja määräyksiä tämän tietosuojaselosteen osalta, ja ilmoittaa mahdollisista muutoksia päivittämällä tämän tietosuojaselosteen sisältöä osoitteessa minde.fi/tiesuoseloste.